Política de Tratamiento de Datos Personales

En HOL Service Group S.A.S. adoptamos esta política para informar cómo recolectamos, utilizamos, conservamos y protegemos los datos personales relacionados con solicitudes comerciales, diagnósticos, propuestas, clientes, proveedores y demás relaciones vinculadas con nuestra operación.

1. Responsable del tratamiento

2. Marco y alcance

Esta política se adopta en desarrollo del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan. Aplica al tratamiento de datos personales que realizamos en nuestros canales físicos o digitales.

3. Datos que podemos tratar

• Nombre y datos de contacto, como correo electrónico y teléfono.
• Empresa, cargo o información profesional suministrada voluntariamente.
• Descripción de la necesidad, solicitud, proyecto o mensaje que nos envíes.
• Información comercial de seguimiento, reuniones, propuestas y estado de la oportunidad.
• Datos técnicos de origen y parámetros UTM cuando el sitio realmente los recolecte.
• Datos administrativos, contractuales o de facturación cuando exista una relación comercial.

Nuestro formulario comercial general no está diseñado para solicitar datos sensibles. Te recomendamos no incluir información sensible o innecesaria en el campo de mensaje.

4. Finalidades

Los datos podrán ser utilizados para atender solicitudes de información; contactar al interesado; coordinar reuniones o diagnósticos; evaluar necesidades empresariales; elaborar y gestionar propuestas; prestar, implementar y soportar servicios; gestionar clientes, proveedores y relaciones contractuales; atender consultas o reclamos; y cumplir obligaciones legales, administrativas y contractuales.

5. Autorización

Cuando sea requerida, solicitaremos autorización previa, expresa e informada mediante mecanismos que permitan su consulta posterior. En el formulario web, la autorización se obtiene mediante una casilla independiente que no debe aparecer marcada por defecto.

6. Derechos de los titulares

Los titulares podrán conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización cuando corresponda; ser informados sobre el uso dado a sus datos; solicitar su supresión o revocar la autorización cuando legalmente proceda; acceder gratuitamente a sus datos; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite previo que corresponda.

7. Consultas y reclamos

Las solicitudes relacionadas con datos personales podrán enviarse a holservicegroup@gmail.com. Deberán permitir identificar al titular y describir claramente la petición. Las consultas se atienden en hasta 10 días hábiles; si se requiere una prórroga, se informará el motivo y la fecha, con hasta 5 días hábiles adicionales. Los reclamos completos se atienden en hasta 15 días hábiles, prorrogables hasta 8 días hábiles previa información del motivo y fecha. Si un reclamo está incompleto, se solicitará subsanarlo dentro de los 5 días siguientes; transcurridos 2 meses sin respuesta, se entenderá desistido. Si no somos competentes, trasladaremos la solicitud en hasta 2 días hábiles e informaremos al interesado. Los reclamos completos se identificarán como «reclamo en trámite» en hasta 2 días hábiles y hasta su resolución.

8. Herramientas tecnológicas y encargados

Podemos apoyarnos en proveedores de hosting, automatización, almacenamiento, correo, colaboración y otras herramientas necesarias para nuestra operación. Cuando un tercero trate datos por nuestra cuenta, deberá hacerlo para las finalidades autorizadas y bajo condiciones razonables de seguridad y confidencialidad. El formulario se integra con n8n para validar la solicitud y con Google Sheets para registrar los datos. El alojamiento del sitio se presta mediante Namecheap. No se afirma una ubicación específica de los servidores.

9. Seguridad

Adoptamos medidas razonables y proporcionales a nuestra operación para reducir riesgos de pérdida, uso indebido o acceso no autorizado, incluyendo controles de acceso, gestión de credenciales, conexiones HTTPS, validación de formularios y minimización de la información recolectada.

10. Conservación y supresión

Los datos se conservarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales o contractuales aplicables. Cuando ya no sean necesarios y proceda legalmente, podrán ser eliminados o anonimizados.

11. Automatización

Podemos utilizar automatizaciones para recibir, validar, registrar, clasificar y dar seguimiento a solicitudes. Estas automatizaciones no amplían por sí mismas las finalidades autorizadas. Se registra la autorización electrónica, la versión de la política, la fecha de recepción, el origen y un identificador de solicitud. No se toman decisiones con efectos jurídicos mediante este formulario.

12. Navegación, cookies y analítica

El código de esta versión no instala cookies de analítica ni píxeles publicitarios y no almacena los datos del formulario en el navegador. El alojamiento puede procesar registros técnicos necesarios para servir y proteger el sitio. Los enlaces a WhatsApp e Instagram conducen a servicios con sus propias políticas. Si se incorporan herramientas de analítica o publicidad, se actualizará esta política y se aplicarán los mecanismos de información y consentimiento correspondientes.

13. Menores de edad y datos sensibles

Nuestros canales comerciales no están dirigidos a recolectar intencionalmente datos de niños, niñas o adolescentes ni datos sensibles. Si en el futuro una actividad requiere este tipo de información, deberemos implementar las condiciones especiales previstas en la normativa antes de recolectarla.

14. Cambios y vigencia

Esta política rige desde su publicación en el sitio web. Podremos actualizarla por cambios legales, tecnológicos u operativos. Los cambios sustanciales serán informados por medios adecuados cuando corresponda.

Referencias: Ley 1581 de 2012 y Decreto 1074 de 2015.